Software voor gemeenten
Streven naar zaakgericht werken
Een zaaksysteem is een onderdeel van zaakgericht werken en is essentieel voor het efficiënt beheren van onder andere gemeentelijke processen. Het stelt gemeenten in staat hun dienstverlening te optimaliseren en beter te communiceren met burgers. Maar hoe werkt een zaaksysteem nu en wat zijn de voordelen voor gemeenten.
Hoe werkt een zaaksysteem?
Een zaaksysteem automatiseert en integreert diverse gemeentelijke taken. De kernfuncties omvatten het beheer van documenten, workflows, en communicatie, alle naadloos geïntegreerd met bestaande systemen. Dit om uiteindelijk efficiënter te werk te gaan en hiermee dagelijks tijd te besparen.
Casemanagement
Een nieuwe vraag, opdracht/taak of follow up? CaseDriver creëert een case en voegt gerelateerde communicatie en informatie hier automatisch aan toe.
Parkeer jouw case
Kun je even niet verder of wacht je op een antwoord van een ander? Parkeer de case dan tot een bepaald moment óf ga er weer mee verder als er nieuwe input binnen is.
Overdraagbaar dossier
Door de open structuur zijn cases inzichtelijk voor teams of andere afdelingen. Draag een case over aan een collega met volledig behoud van bijlagen, context en historie.
Whitepaper | Zaakgericht werken
De voordelen voor gemeenten
De implementatie van een zaaksysteem brengt talrijke voordelen met zich mee, zoals een verhoogde efficiëntie, tijdsbesparing, en verbeterde dienstverlening aan burgers.
Verhoogde efficiëntie
Een zaaksysteem stroomlijnt de werkprocessen binnen een gemeente. Door de automatisering van repetitieve taken, zoals het beheren van documenten en het volgen van workflows, kunnen medewerkers zich richten op meer complexe en waardevolle taken. Dit leidt tot een efficiëntere werkverdeling en een snellere afhandeling van zaken.
Verbeterde dienstverlening
Met een zaaksysteem kunnen gemeenten hun dienstverlening aan burgers verbeteren. Dit wordt onder andere gedaan door een snellere afhandeling van de taken die open staan. Zo ontvangt de burger sneller een reactie bij een openstaand vraagstuk.
Betere samenwerking
Een zaaksysteem bevordert de samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen de gemeente. Door informatie en documenten centraal en digitaal beschikbaar te stellen, kunnen medewerkers efficiënter samenwerken aan gemeenschappelijke projecten en taken.
Kostenbesparing
Op termijn kan een zaaksysteem leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. Door het verminderen van papiergebruik, het optimaliseren van werkprocessen en het verminderen van de noodzaak voor fysieke archiefruimte, kunnen gemeenten hun operationele kosten verlagen. Daarnaast zorgt de efficiëntie er ook voor dat er met minder fte meer taken uitgevoerd kunnen worden.
Flexibiliteit & schaalbaarheid
Moderne zaaksystemen zijn ontworpen om flexibel en schaalbaar te zijn. Dit betekent dat ze kunnen worden aangepast aan de veranderende behoeften en groei van de gemeente. Naarmate de gemeente evolueert, kan het systeem eenvoudig worden bijgewerkt of uitgebreid om aan nieuwe eisen te voldoen.
Verbeterde gegevensbeveiliging
Zaaksystemen bieden geavanceerde mogelijkheden voor gegevensbeheer en -beveiliging. Dit is essentieel voor gemeenten, gezien de gevoelige aard van de informatie waarmee ze werken. Het systeem zorgt ervoor dat gegevens veilig zijn opgeslagen en dat de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving.
Ontvang meer updates
Voor het verbeteren van jouw klantenservice
Sluit je aan bij de organisaties die het succes van CaseDriver al ervaren.
